Baca Artikel

Banyak artikel menarik yang bisa kamu baca di sini

Alasan Menggunakan Software Akuntansi

Dulu ketika komputer belum ada, perusahaan melakukan pembukuan dengan mencatat di buku. Anda yang pernah mengalami masa-masa itu tentu masih ingat betapa ribet prosesnya. Setelah transaksi dicatat di jurnal, kita harus memindahkannya secara manual dengan menulis ulang di buku besar. Laporan-laporan keuangan harus dihitung dan dibuat sendiri. Tak bisa dibayangkan betapa banyak waktu dan tenaga yang terpakai untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan.

Namun, kita bersyukur karena era itu telah berlalu. Kini, hampir semua perusahaan sudah memanfaatkan komputer. Maka, pembukuan pun bermigrasi dari buku fisik ke buku digital. Nah, pemanfaatan komputer untuk mencatat transaksi keuangan ini ternyata masih berbeda-beda di tiap perusahaan. Semua sepakat bahwa laporan keuangan (neraca, rugi laba, dll) penting keberadaannya supaya pemilik atau pemimpin usaha mampu mengambil kebijakan yang tepat demi memajukan bisnis. Tetapi, masing-masing mengambil langkah yang berlainan untuk menghasilkan laporan keuangan tersebut:

ALASAN MENGGUNAKAN SOFTWARE AKUNTANSI

  • Semi Manual menggunakan Excel

Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang cukup bagus dan lengkap. Karena itu, banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan program aplikasi ini. Hanya saja, penggunanya harus piawai supaya bisa memanfaatkan Excel secara maksimal. Bisa dibilang pembukuan menggunakan program Excel bersifat semi manual, karena rumus-rumus perlu didefinisikan sendiri. Form inputan, laporan, dan banyak lagi lainnya juga harus didesain sendiri.

Perusahaan yang pembukuannya memakai Excel bakal kerepotan jika karyawan di bagian ini keluar. Penggantinya harus menguasai Excel juga supaya laporan keuangan tetap tersaji secara lengkap dan akurat.

  • Software akuntansi berbasis DOS

Ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan lama. Mereka sebetulnya sudah melek komputer sejak dulu. Karena itu mereka juga sudah tahu manfaatnya memiliki software akuntansi. Dengan software akuntansi, user hanya perlu memasukkan data master dan transaksi harian. Kemudian, software akuntansi yang akan mengolah semua transaksi tersebut menjadi laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan. Dengan demikian, pembukuan ini dapat dilakukan oleh seorang karyawan yang tidak terlalu paham akuntansi sekalipun.

Hanya saja, karena saat itu pemrograman masih berbasis DOS, maka software akuntansi yang dihasilkan pun berbasis DOS. Jadi, pengguna harus mengetik semua inputan yang dibutuhkan. Tingkat user-friendlynya lebih rendah dibandingkan software akuntansi yang berbasis windows.

Dan, karena saat ini para developer sudah beralih ke pemrograman berbasis windows, bisa dipastikan software akuntansi berbasis DOS sudah tidak bakal ada update dan upgradenya. Jika Anda masih memakainya saat ini, Anda perlu berancang-ancang untuk beralih ke software akuntansi berbasis windows yang jauh lebih banyak inovasinya. Harapannya, proses pembukuan keuangan perusahaan Anda pun ikut berkembang dan tidak ketinggalan zaman.

  • Software akuntansi berbasis windows

Software akuntansi berbasis windows ini adalah terobosan yang luar biasa di bidang akuntansi. Saat ini, pengguna tinggal klik sana-sini dan laporan keuangan tersaji dalam sekejap, apa pun bentuk yang diinginkan. Pengguna dan perusahaan benar-benar dimudahkan dengan adanya software akuntansi berbasis windows ini. Tampilan layarnya pun lebih menarik dan dinamis, sehingga pengguna bakal betah bekerja berjam-jam di depannya.

 

Form inputan dan laporan sudah didesain oleh pihak developer sehingga pengguna tidak perlu repot lagi. Seandainya laporan yang disediakan dirasa kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sebagian besar software akuntansi menyediakan opsi untuk mengubahnya sesuai keinginan kita. Untuk mengetahui apakah software akuntansi Anda dapat diubah-ubah sesuai kebutuhan, Anda bisa klik di sini “seventhsoft – customized”.

Paparan di atas dapat dirangkum garis besarnya sebagai berikut:

  • Semi manual menggunakan Excel
    • Pengguna harus paham akuntansi dan rumus-rumus Excel, jika karyawan keluar bakal agak kesulitan mencari penggantinya
    • Kurang efisien karena sebagian proses masih dilakukan secara manual
    • Tampilan monoton, berupa tabel-tabel saja
  • Software akuntansi berbasis DOS
    • Bisa dikerjakan oleh orang yang pengetahuan akuntansinya minim
    • Lebih efisien karena pengguna cukup menginput transaksi harian
    • Tampilan kurang menarik
    • Tidak ada upgrade
  • Software akuntansi berbasis windows
    • Bisa dikerjakan oleh orang yang pengetahuan akuntansinya minim
    • Lebih efisien karena pengguna cukup menginput transaksi harian
    • Tampilan lebih menarik dan dinamis sehingga pengguna lebih nyaman bekerja
    • Selalu ada upgrade dan inovasi-inovasi baru

Dari paparan di atas, sebetulnya kita dapat menyimpulkan bahwa pilihan paling tepat adalah menggunakan software akuntansi berbasis windows. Namun, seandainya Anda masih belum yakin mengapa harus menggunakan software akuntansi, berikut adalah sebagian dasar pertimbangannya.

 

Alasan menggunakan software akuntansi

Dengan bantuan software akuntansi, ada banyak keuntungan yang bisa kita peroleh. Antara lain:

  • Efisiensi waktu dan tenaga. User tinggal input data, software akuntansi yang mengolah dan menyajikan laporan.
  • Mengendalikan stok. Ada manajemen stok minimal dan maksimal.
  • Mengontrol hutang dan piutang yang sudah jatuh tempo beserta limitnya.
  • Menampilkan harga dan stok barang secara cepat saat melayani order penjualan
  • Transaksi keluar masuknya barang dan uang dapat ditelusuri secara cepat dan akurat.
  • Anda dapat mendelegasikan tugas dengan aman
  • Mengendalikan proses permintaan barang hingga pembelian
  • Mengontrol anggaran pendapatan dan belanja tiap divisi
  • Langsung menghasilkan hitungan dan laporan perpajakan
  • Menghasilkan ratusan laporan dalam sekejap
  • Menyajikan data-data akurat sebagai pijakan mengambil keputusan secara tepat
  • Integrasi data antara satu cabang dengan cabang lain secara realtime.

Selain itu, masih banyak yang bisa kita dapatkan dari software akuntansi. Intinya adalah efisien, akurat, cepat, dan bisa didelegasikan secara aman.

Nah, pertanyaan berikutnya yang kemudian muncul adalah dari mana kita hendak memperoleh software akuntansi tersebut.

Sebagaimana kita ketahui, software akuntansi bisa diperoleh dari berbagai sumber. Ada software akuntansi online yang bisa kita gunakan melalui sambungan internet. Jika di dalam perusahaan ada divisi IT, kita juga bisa merancang dan mengembangkan software akuntansi sendiri.

Apabila tidak memiliki divisi IT, atau tidak ingin terlalu repot, kita juga bisa memesan software akuntansi yang didesain khusus untuk perusahaan kita dari developer software. Selain itu, kita bisa membeli software akuntansi paket yang sudah tersedia di pasar.

Mana yang paling baik dan sesuai dengan kebutuhan kita? Mari kita kupas satu per satu.

  • Memakai software akuntansi online

Software akuntansi online adalah software akuntansi yang berbasis Web. Untuk menggunakan software akuntansi ini, kita tidak perlu menginstall program apa pun di komputer kita. Kita cukup terhubung dengan internet dan mengunjungi situs penyedia software akuntansi online. Setelah itu kita langsung dapat menggunakan fasilitasnya.

Apakah kita perlu mengeluarkan uang jika ingin menggunakan software akuntansi online ini? Ya, sebagian besar penyedia software akuntansi online mematok biaya berlangganan yang umumnya dihitung bulanan. Biaya ini berkisar di angka Rp 500 ribu ke atas per bulan. Jika Anda mendapat tawaran software akuntansi online gratis, Anda perlu pastikan dulu, apakah itu hanya strategi promosi yang berlaku beberapa hari saja.

Apa keuntungannya menggunakan software akuntansi online ini?

  • Keuntungan paling jelas adalah kita tidak perlu repot-repot menginstall software akuntansi.
  • Selain itu, software akuntansi online ini biasanya juga dapat diakses melalui smartphone.
  • Jadi, kita dapat mengakses pembukuan dari mana saja.

Apakah ada kerugiannya jika menggunakan software akuntansi online? Tentu.

  • Kerugian terbesar adalah jika sambungan internet macet, maka kita tidak dapat mengakses software akuntansi online tersebut. Artinya, selama internet belum tersambung, pembukuan perusahaan juga tidak bisa berjalan.
  • Software akuntansi ini bukan milik Anda. Jadi Anda harus membayar biaya langganannya selama Anda ingin menggunakan. Jika Anda berencana menggunakan software akuntansi untuk jangka panjang, software akuntansi online tampaknya bukan pilihan yang tepat. Karena, nilai investasinya pada akhirnya akan jauh lebih mahal.
  • Mengembangkan software akuntansi sendiri

Umumnya tindakan ini diambil oleh perusahaan besar yang memiliki divisi IT sendiri. Perusahaan merancang dan membuat software akuntansi sendiri karena berbagai alasan, utamanya adalah karena sistem keuangan perusahaan berbeda dengan sistem keuangan pada umumnya.

Apa keuntungannya mengembangkan software akuntansi sendiri?

  • Seluruh sistem bisa dirancang sesuai dengan kondisi perusahaan. Tidak ada fitur/fasilitas yang tidak terpakai.
  • Jika memerlukan pengembangan atau modifikasi, bisa ditangani oleh tim internal perusahaan.

Namun, kita juga bisa melihat kekurangan dari software akuntansi yang dibuat sendiri ini:

  • Perusahaan harus memiliki divisi IT khusus.
  • Pembuatan software akuntansi ini juga membutuhkan waktu lama, perlu trial dan error berkali-kali sampai didapatkan hasil yang sempurna. Anda tinggal menghitung saja gaji divisi IT selama berbulan-bulan mengerjakan software akuntansi tersebut. Berarti, sebesar itu pula investasi minimal yang harus Anda keluarkan untuk memperoleh sebuah software akuntansi
  • Pembuatan, penyempurnaan, dan upgrade software akuntansi sangat tergantung pada pengalaman divisi IT yang dimiliki perusahaan. Berbeda dengan software akuntansi yang dibuat oleh developer khusus software akuntansi. Pengalaman mereka pasti jauh lebih banyak karena sudah bertahun-tahun merancang dan menyempurnakan software akuntansi mereka dan menangani banyak perusahaan dengan berbagai kasus.

Jika Anda ingin mengetahui apakah developer Anda benar-benar fokus pada software akuntansi saja, silakan klik link berikut “”.

Kesimpulannya, software akuntansi buatan sendiri ini hanya cocok bagi perusahaan yang memiliki sistem keuangan yang unik atau langka, selain juga mempunyai divisi IT khusus. Apabila perusahaan Anda memiliki sistem keuangan seperti pada umumnya, akan lebih feasible menggunakan software akuntansi yang sudah jadi.

  • Menggunakan jasa pembuatan software akuntansi

Langkah ini hampir sama seperti mengembangkan software akuntansi sendiri. Bedanya, perancangan dan pembuatannya tidak dilakukan oleh divisi IT internal perusahaan, melainkan diserahkan kepada pihak luar. Developer penyedia jasa pembuatan software akuntansi ini merancang program aplikasi persis sesuai kebutuhan perusahaan.

Apa keuntungannya menggunakan jasa pembuatan software akuntansi?

  • Seluruh sistem bisa dirancang sesuai dengan kondisi perusahaan. Tidak ada fitur/fasilitas yang tidak terpakai.
  • Perusahaan tidak perlu memiliki divisi IT khusus dan tidak direpotkan dengan proses pembuatan software akuntansi. Tahu beres saja.

Kerugiannya menggunakan jasa pembuatan software akuntansi?

  • Jelas lebih mahal.
  • Membutuhkan waktu pengerjaan cukup lama sejak developer mempelajari sistem keuangan perusahaan Anda sampai selesainya software akuntansi yang dipesan.
  • Keamanan data dan sistem perlu diwaspadai.
  • Jika developer yang bersangkutan gulung tikar, perusahaan Anda bisa ikut kelimpungan.

Pilihan ini sebaiknya diambil hanya jika perusahaan Anda membutuhkan sistem akuntansi yang unik dan berbeda dengan sistem akuntansi pada umumnya. 

  • Membeli software akuntansi paket

Software akuntansi paket adalah software akuntansi yang sudah dibuat oleh sebuah developer. Fasilitas dan fitur-fiturnya sudah lengkap. Biasanya pihak developer menyediakan beberapa paket yang berbeda untuk mengakomodasi jenis usaha yang berbeda. 

Biaya perancangan dan pengembangan software akuntansi jatuhnya menjadi lebih murah. Mengapa? Karena, ditanggung bersama-sama oleh beberapa perusahaan yang membeli paket yang sama. Karena itu, ini adalah pilihan yang paling banyak diambil oleh perusahaan-perusahaan saat ini.

Jika dirangkum, apa saja keuntungan menggunakan software akuntansi paket?

  • Investasi lebih ringan dibanding mengembangakn software akuntansi sendiri atau memesan secara khusus dari developer.
  • Invenstasi juga lebih murah secara jangka panjang dibandingkan berlangganan software akuntansi online.
  • Software akuntansi sudah jadi dan bisa langsung dipakai.
  • Kemungkinan muncul masalah lebih kecil karena sebelumnya sudah digunakan oleh berbagai perusahaan lain dengan berbagai kasus.

Apa kerugiannya menggunakan software akuntansi?

  • Karena ini adalah paket, maka mungkin ada sejumlah fitur/fasilitas yang tidak terpakai
  • Kalau ada kekhususan dalam sistem keuangan bisnis Anda, tidak bisa diakomodasi oleh software akuntansi paket.

Menilik keuntungan dan kerugian alternatif pilihan di atas, maka bisa disimpulkan bahwa:

  • Jika kebutuhan bisnis Anda terhadap software akuntansi ini hanya sementara, misalnya di bawah enam bulan, maka pilihan yang paling tepat adalah menggunakan software akuntansi online. Namun, jika kebutuhannya adalah untuk jangka panjang, pilih software akuntansi yang yang terinstall.
  • Jika sistem keuangan bisnis Anda begitu unik dan berbeda dari sistem keuangan pada umumnya sehingga tidak mungkin diakomodasi oleh software akuntansi paket, maka pilihan paling tepat adalah merancang software akuntansi khusus.
    • Bila Anda memiliki divisi IT sendiri yang mumpuni, software akuntansi bisa dirancang dan dikembangkan sendiri.
    • Bila Anda tidak memiliki divisi IT yang mumpuni untuk merancang dan membuat software akuntansi, Anda bisa memesannya kepada developer penyedia jasa pembuatan software akuntansi.
  • Jika sistem keuangan Anda standar atau tidak berbeda jauh dengan sistem keuangan pada umumnya dan Anda membutuhkan software akuntansi untuk jangka panjang, maka pilihan paling reasonable adalah software akuntansi paket.
  • Andaikata Anda memakai software akuntansi paket dan membutuhkan sedikit modifikasi pada programnya, ada sejumlah developer yang bisa mengakomodasi. Mereka menyediakan fasilitas customize. Silakan menghubungi developer Anda atau klik link berikut untuk mengetahui tentang fasilitas tersebut “”.

Setelah membaca artikel ini, semoga Anda bisa mengambil keputusan yang tepat untuk mengefisiensi sistem pencatatan keuangan bisnis Anda.

Seventhsoft Komputindo

Software Akuntansi Terintegritas

    Seventhsoft Logo

Contact Marketing

Office : 031-8781909
HP IM3 : 0856 45 154 777
HP Simpati 1 : 0812 5235 2639
HP Simpati 2 : 0812 4922 6977

Business Hour

Monday - Friday : 08.00 - 17.00 WIB
Saturday : 08.00 - 12.00 WIB

Office

Ruko Rungkut Makmur C - 30
Jl. Raya Kali Rungkut 27 Surabaya - Jawa Timur
Menara Standart Chartered, 30th floor Jl. Prof Dr. Satrio Kav 164 Jakarta Selatan 12930